Der Ausgangspunkt: Ein PDF funktioniert – bis es unübersichtlich wird
Bei Leitsystemen bekommen wir häufig PDF-Pläne, in denen bereits Kommentare oder Markierungen stehen: Hier soll ein Schild hin, dort eine Folierung geändert werden, an anderer Stelle fehlt eine Kennzeichnung.
Das ist für den ersten Stand völlig in Ordnung. Schwieriger wird es, wenn sich etwas ändert. Dann kommt eine neue PDF-Version per E-Mail, Druckdaten werden separat geschickt und Rückfragen beziehen sich auf Markierungen aus einem älteren Plan. Je mehr Beteiligte im Projekt sind, desto leichter verliert man den Zusammenhang zwischen Standort, Aufgabe und Datei.
Die Idee hinter wayvis.io war deshalb nicht, ein weiteres kompliziertes Planungssystem einzuführen. Wir wollten die vorhandenen Pläne besser nutzbar machen.
Der Plan sollte der Mittelpunkt bleiben
Für viele Beschilderungsprojekte braucht es keine zusätzliche CAD-Aufbereitung. Ein vorhandener PDF-Plan reicht als Grundlage, wenn man die relevanten Informationen sauber damit verbinden kann.
In wayvis.io werden Pläne gebäude- und bereichsbezogen hochgeladen. Direkt darauf lassen sich Marker setzen und kategorisieren – zum Beispiel für Leitsysteme, Folierungen, Brandschutz oder andere projektspezifische Bereiche.
Zu einem Marker können eine Beschreibung, ein Foto des Ist-Zustands und Dateien hinterlegt werden. Damit bleibt sichtbar, wo etwas passiert und welche Informationen genau zu dieser Stelle gehören.
Aus einer Markierung wird eine Maßnahme
Eine reine Visualisierung löst aber nur einen Teil des Problems. Deshalb wurde wayvis.io um einen Maßnahmen-Workflow erweitert.
Aus Markern können konkrete Maßnahmen entstehen. Ein Plan lässt sich beispielsweise für eine Angebotsanfrage teilen. Der angefragte Betrieb sieht die relevanten Positionen direkt im Plan und muss nicht versuchen, eine Beschreibung aus einer E-Mail der richtigen Stelle zuzuordnen.
Für die externe Zusammenarbeit war uns wichtig, die Hürde möglichst niedrig zu halten. Deshalb funktioniert das Teilen über Token-Links. Der Empfänger braucht keinen zusätzlichen Benutzeraccount und kein weiteres Passwort, sondern erhält Zugriff auf den für ihn vorgesehenen Bereich.
Druckdaten gehören zur Maßnahme – nicht in einen separaten Mailverlauf
Ein weiterer Punkt aus der täglichen Arbeit waren Druckdaten und Freigaben. Gerade bei größeren Projekten entstehen schnell mehrere Dateien und Korrekturstände. Werden sie unabhängig vom Plan verschickt, fehlt irgendwann der direkte Bezug zur Maßnahme.
In wayvis.io können Produktionsdaten deshalb an der jeweiligen Maßnahme hinterlegt, ausgetauscht und freigegeben werden. Dadurch bleibt nicht nur die Datei erhalten, sondern auch ihr Zusammenhang: Wo wird sie gebraucht, zu welcher Maßnahme gehört sie und welcher Stand wurde freigegeben?
Nach der Montage ist das Projekt noch nicht ganz fertig
Auch nach der Umsetzung taucht in klassischen Abläufen oft dieselbe Frage auf: Wurde die Maßnahme ausgeführt – und wo liegt das Foto dazu?
Deshalb gehört die Ausführung ebenfalls zum Workflow. Nach der Montage kann der aktuelle Zustand fotografiert und direkt zur Maßnahme hochgeladen werden. Damit entsteht die Dokumentation dort, wo auch die ursprüngliche Aufgabe und die zugehörigen Daten liegen.
Nicht jeder braucht den kompletten Workflow
Ein Punkt war uns bei der Entwicklung besonders wichtig: Digitale Unterstützung soll Arbeit abnehmen und keine neue Arbeit erzeugen.
Wer wayvis.io nur dafür braucht, einen Plan zu visualisieren, Marker zu setzen und diesen Stand mit anderen zu teilen, soll genau das tun können. Bei einem anderen Projekt kann der komplette Ablauf von der Maßnahme über Angebotsanfragen und Druckfreigaben bis zur Montagedokumentation sinnvoll sein.
Das Werkzeug soll sich dem tatsächlichen Ablauf anpassen – nicht der Ablauf dem Werkzeug.
Ein Partnerprojekt, das aus zwei Perspektiven lebt
wayvis.io ist als gemeinsames Projekt aus der Praxis von Lichtblau Werbetechnik und der technischen Umsetzung durch lichtblau.systems entstanden. Die Anforderungen kommen aus echten Beschilderungs- und Leitsystemprojekten, die technische Entwicklung übersetzt diese Anforderungen in ein Werkzeug, das im Alltag funktionieren soll.
Damit ist das Projekt auch nicht abgeschlossen. Im praktischen Einsatz kommen neue Anforderungen dazu, Abläufe verändern sich und manchmal zeigt sich erst während eines Projekts, welche kleine Funktion wirklich Zeit spart.
Genau das ist für uns der Maßstab: Digitalisierung ist dann sinnvoll, wenn weniger gesucht, weniger doppelt abgestimmt und besser zusammengearbeitet wird. Nicht, wenn man für dieselbe Aufgabe nur ein weiteres System bedienen muss.
